Inleiding
Met Robotic Process Automation (RPA) kun je eenvoudig, terugkerend werk uit handen geven aan een robot. Daar hebben wij genoeg van bij ons waterschap, dus een mooi onderwerp om eens in de praktijk te testen.
Via een collega kwam ons een case ter ore bij de afdeling VTH (vergunningverlening, toezichthouding en handhaving). Daar moeten wekelijks alle meldingen en vergunningaanvragen rondom grondwater 1 op 1 handmatig overgenomen worden van ons geosysteem naar het landelijke register. Mogelijkheden tot het koppelen van de systemen, wat eigenlijk de mooiste oplossing is, zijn er niet. Een ideale case voor RPA!
Hiernaast kun je met de meeste RPA-tools ook heel goed het testen van software automatiseren. Goed testen is van groot belang, maar vaak een ondergeschoven kindje, ook in onze organisatie. Het kost veel tijd, is vaak niet leuk en je plukt er niet direct de vruchten van.
Werkwijze
Tegenwoordig zijn er allerlei tools op de markt die het 'eenvoudig' maken om de RPA-robots in te stellen en aan het werk te zetten. Wij zijn op basis van advies van één van onze leveranciers en het onderstaande onderzoek van Gartner uitgekomen bij UIPath.
Afbeelding 1: Uitkomsten onderzoek RPA tools door Gartner
Naast het 'standaard' onderzoeken wat wij doen naar de meerwaarde die een techniek en/of tool ons waterschap kan bieden hebben we deze keer ook gekeken of het een tool is welke we zelf in kunnen richten en kunnen beheren.
We zijn ons vervolgens gaan verdiepen in de tool. Hiervoor biedt UIPath een uitstekende online academie. Op deze manier kregen we snel een gevoel voor de tool en konden we de belangrijkste functies gebruiken.
Aan de zachte kant hebben we een intakegesprek gevoerd met Deny, die de werkzaamheden uitvoert. Hierdoor kregen we een goed inzicht in het proces, maar misschien nog wel belangrijker, ook een goed inzicht of de behoefte aan automatisering er wel echt is. Soms vinden mensen het namelijk helemaal niet leuk vinden als hun werk geautomatiseerd wordt. In dit geval was dit alles gelukkig niet aan de hand en was Deny direct enthousiast. Het was immers toch geen leuk werk en er is nog genoeg ander werk te doen.
In het gesprek kwamen we er achter dat de gegevens die in het landelijk register handmatig ingevoerd moeten worden uit ons geosysteem komen, ook deze zoekt ze handmatig op. Omdat we het geosysteem zelf beheren hadden we de goede hoop dat we dit gedeelte konden automatiseren door een zogenaamde service aan te laten maken. Hierbij wordt er een mogelijkheid gecreëerd om op elk gewenst moment de gegevens op een gestructureerde manier op te halen uit het systeem. Een gesprek met onze collega Co leerde ons dat dit kon en Co hadden de service binnen no time voor ons klaar staan. Fijn! Zo konden we snel verder.
De volgende stap was het aanroepen van de service zodat de robot de gegevens uit het geosysteem beschikbaar heeft om het daarna in te voeren in het landelijke register. In de onderstaande afbeelding kun je zien hoe dit er aan de achterkant uit ziet in de ontwikkelstudio van UIPath.
Afbeelding 2: Schermafbeelding van UIPath waarin de service uit ons geosysteem wordt aangeroepen.
De ontwikkelstudio werkt overigens erg intuïtief en de meeste acties zijn veel simpeler in te stellen dan het aanroepen van de service zoals hierboven te zien viel. Veelal kies je een actie zoals 'klik' en vervolgens wijs je op het scherm aan waar er precies geklikt moet worden. Een voorbeeld daarvan zie je hieronder.
Afbeelding 3: Wat simpele acties binnen UIPath
Resultaten
In een relatief korte tijd hebben wij de RPA-tool UIPath onder de knie gekregen. Hierin hebben we een deelproces van VTH vorm kunnen geven en zodoende kunnen automatiseren. Dit zou in de praktijk ongeveer een halve dag per week schelen. Om ook de mogelijkheid tot testautomatisering te kunnen demonstreren hebben we een ook testproces van ons nieuwe financiële systeem ingericht. Dit komt vooral de kwaliteit ten goede en zorgt voor minder fouten in de productieomgeving.
Deny was namens VTH erg enthousiast en heeft direct bij ons informatiemanagement team aangeklopt om de tool ook in de productieomgeving beschikbaar te krijgen. Ter verduidelijking; wij gaan snel aan de slag met een digitaal idee en/of tool en proberen zo praktisch aan te tonen of iets toegevoegde waarde biedt. Als het antwoord hierop ja is zorgt ons informatiemanagement team vervolgens voor een daadwerkelijke implementatie in de productieomgeving. Hier komt veel meer bij kijken dan de snelle testopstellingen die wij neerzetten.
Het financiële testproces moet we nog demonstreren aan enkele stakeholders. In dit geval is het wel een erg actuele case omdat ze midden in een overgang zitten naar een nieuw systeem en er momenteel dus volop getest wordt op de 'ouderwetse' manier. Naast het automatiseren van de testen zijn de testen ook erg goed te managen. Zo kun je testprocessen bij elkaar bundelen. Ze periodiek uit laten voeren voor meerdere rollen. Uitgebreide logs produceren met eventueel zelfs een screenshot voor elke stap.
Tot slot gaan we ook nog een demo geven aan enkele andere potentieel geïnteresserden uit de organisatie en zullen we een organisatiebrede inloopmiddag creëeren om de meerwaarde te laten zien en zo hopelijk wat interessant gesprekken op gang te krijgen.
Conclusie
In onze optiek biedt een RPA-tool een absolute meerwaarde voor onze organisatie. Er zijn ontzettende veel (deel)processen die zich lenen voor RPA. De vuistregel hiervoor is dat het repetitief werk is welk met enige regelmaat terugkeert. Gezien de kosten en de terugverdientijd van de tool dient deze ook wel breder ingezet te worden dan in 1 of 2 processen.
Gelukkig kan met de meeste van deze tools ook het testen geautomatiseerd worden en zijn er dus nog veel meer usecases. Om deze reden hebben wij ook dit onderdeel meegenomen in de case.
Wel vinden wij dat RPA meestal een tussenoplossing is. Het mooiste is om systemen direct met elkaar te verbinden zonder een robot ertussen. Het zal echter nog wel een flink aantal jaren duren voor elk systeem deze mogelijkheid biedt. Het automatiseren van het testen is wel een blijvende toegevoegde waarde.
Tot slot denken wij dat deze tool slechts gedeeltelijk door de organisatie zelf in te richten en te gebruiken is. De basis is redelijk eenvoudig onder de knie te krijgen waardoor sommige mensen met affiniteit voor ICT best voor het team waarin ze werken een proces zouden kunnen automatiseren of een testproces in zouden kunnen richten voor de applicatie waarvan de beheerder zijn. Je loopt in de praktijk echter al gauw tegen wat uitdagingen aan. Zo moesten wij services aanroepen van een andere applicatie en moesten we als gebruiker in kunnen loggen met een token/2FA, wat steeds meer de regel wordt. Dit zijn geen standaard acties meer en hiervoor heb je redelijk veel technische kennis nodig. Voor dit soort acties zal in de praktijk beroep gedaan moeten worden op een consultant of er zal een beheerder aangetrokken moeten worden waarop door de organisatie terug gevallen kan worden.
