Vorig jaar zomer ontwikkelden we samen met Watersysteem de applicatie Wrapp, de grootste en meest actief gebruikte applicatie die we tot op heden hebben gerealiseerd. In Wrapp kunnen gebiedsbeheerders opdrachten aanmaken en deze direct bij een aannemer wegzetten of een minicompetitie starten waar aannemers aan mee kunnen doen. De aannemer kan vervolgens de uren verantwoorden op de toegekende opdrachten, die na goedkeuring gefactureerd mogen worden. Dit jaar is de applicatie uitgebreid met opdrachten voor het afvoeren en verwerken van maaisel.
Deze keer geen stapsgewijs verslag van de ontwikkeling, maar een verslag waarin de eindgebruikers aan het woord komen. We vroegen André Aanstoot en Aaltina Sportel naar hun ervaringen met de applicatie en het ontwikkeltraject. Ook de ervaringen van een aantal senior medewerkers die de applicatie regelmatig gebruiken zijn opgevraagd.
Hoe is het idee ontstaan om Wrapp te ontwikkelen?
Aannemers konden hun uren verantwoorden in weekstaten die we in Excel hadden ontwikkeld. “In het voortraject van de nieuwe aanbesteding hebben we de wens besproken om het regiewerk efficiënter vast te leggen en in uitvoer te geven,” zegt Aaltina. “Daarnaast was de oplossing in Excel erg afhankelijk van één persoon.” Eigenlijk was het idee om het Excel-bestand door te ontwikkelen op basis van de wensen die waren ontstaan, geeft André aan: “Toen we weer gingen draaien met de nieuwe raamcontracten zijn we in Excel aan het bouwen gegaan om de wensen te verwerken, maar we liepen tegen uitdagingen aan die we niet opgelost kregen. Toen we daar hulp bij zochten, zijn we bij Dennie Kamp uitgekomen. Hij zette ons aan het denken met de vraag of het wel zo slim was om nog met Excel bezig te gaan.” André geeft toe dat het een gelukkige samenloop van omstandigheden was: “We waren op zoek naar iemand met kennis van Excel, maar toen we daarvoor contact zochten met Dennie maakte hij ons enthousiast over het zelf ontwikkelen van een applicatie op het platform OutSystems.”
Wat is het doel van de applicatie?
André kreeg rond die tijd een andere invulling van zijn werk, daarom zou hij minder tijd hebben voor de boekhouding van de weekstaten. Die afhankelijkheid van een persoon en de kwetsbaarheid die dat meebrengt, hebben wel meegespeeld bij het geven van de opdracht. Belangrijker was echter de efficiëntere werkwijze. “We waren op zoek naar een eenvoudige werkwijze rondom de communicatie over de gemaakte uren door aannemers richting gebiedsbeheerders,” zegt Aaltina. André vult aan: “Bij elke nieuwe opdracht moesten we weer een weekstaat maken in Excel. Als je daarop terugkijkt, vraag je je af hoe je zo hebt kunnen werken. In Wrapp gaat dat veel eenvoudiger.”
Wat is in de praktijk de toegevoegde waarde van Wrapp?
Met de gewenste efficiëntere werkwijze zit het wel goed volgens André: “Onze collega’s kunnen nu veel efficiënter werken. Ze zien alleen wat voor henzelf van toepassing is en kunnen zelf makkelijk overzichten draaien als daar behoefte aan is.” Ook voor de aannemers is het verbeterd, zegt André: “Eerst was er een weekstaat waar alle opdrachten in stonden, ongeacht het gebied waarin de opdracht werd uitgevoerd. Dat is daarna losgelaten om het meer per gebiedsbeheerder in te richten, maar die splitsing was voor de aannemer niet handig. In Wrapp zien de gebiedsbeheerders nog steeds alleen het deel wat voor hen van toepassing is, maar heeft de aannemer weer een weekstaat waar alles in staat.”
De senior medewerkers die Wrapp gebruiken, geven ook terug dat de applicatie meerwaarde heeft, bijvoorbeeld in het geven van inzicht in het uitgevoerde werk, de reminders die voorkomen dat het goedkeuringsproces stokt en de tijdswinst die het oplevert dat de applicatie ook mobiel benaderd kan worden. “Er wordt zelfs gevraagd of niet alles kan zoals in Wrapp,” aldus André.
Hoe hebben jullie de samenwerking met de Digital Dojo ervaren?
André is daar meteen duidelijk over: “Heel prettig wat mij betreft! Er werd heel snel gereageerd op vragen en problemen met Wrapp werden heel snel opgepakt. Ook bij de ontwikkeling was het heel prettig dat we dagelijks contact hadden over de voortgang. Je hebt alles vers in je hoofd, we kunnen lekker door en je ziet elke dag een ander resultaat en dat is heel fijn!” Ook Aaltina is enthousiast over de directe betrokkenheid bij de ontwikkeling: “Hier krijg je een veel groter draagvlak mee. Soms komen er wel dingen langs waar jijzelf niets mee te maken hebt, maar daar leer je ook weer van. En als er iets langs komt wat invloed heeft op jouw rol in het proces, ben je er meteen bij en hoef je niet aan het einde van alles te repareren.”
De ontwikkeling van Wrapp bewees ook de meerwaarde van scrum, waarbij je in korte cycli onderdelen oplevert en toewerkt naar het eindresultaat. “In de eerste drie weken van de ontwikkeling kwamen we zoveel dingen tegen waardoor het groter werd,” geeft André aan. Een van die dingen die gaandeweg in beeld kwamen was het aanbestedingssysteem Negometrix en hoe de prijzen die daarin waren afgesproken in Wrapp terecht zouden komen. Om dat vorm te geven zijn de minicompetities binnen Wrapp ingericht, zodat de prijsafspraken direct overgenomen kunnen worden in de opdracht.
Welke verbeterpunten zien jullie voor de Digital Dojo?
“Eigenlijk is dit een heel goed voorbeeld van hoe het zou kunnen,” zegt Aaltina. “Wat ik nog wel weet van het begin is dat ik soms moeite had met de termen die voorbijkwamen. Je hebt natuurlijk overal wel vaktaal, maar het blijft belangrijk om in de gaten te houden of de luisteraar begrijpt wat je zegt.”
Wat willen jullie de andere medewerkers in de organisatie meegeven over de Digital Dojo?
Aaltina is stellig: “Neem contact op!” André beaamt dat: “Ik heb hier geleerd om anders naar het werk te kijken. Kijk breder, en zie wat er uitkomt!”
Auteur: Peter Buisman
