Aanpak project
Probleem
Op jaarbasis worden er zo'n 1750 opleidingsaanvragen ingediend door onze medewerkers. Dit proces gebeurt nog geheel op papier. De medewerker moet veel gegevens invullen, ook dingen die we eigenlijk al lang van hem/haar weten. Daarna gaat het formulier fysiek naar de leidinggevende (steeds lastiger zonder vaste werkplek). Eventueel gaat het formulier dan nog een keer heen en weer tot er overeenstemming is over de details bij de opleiding zoals studie- en werktijd. Bij overeenstemming nemen de secretaresses de gegevens 1 op 1 over in het financiële systeem én moet de leidinggevende vervolgens de order in dat systeem nog eens goedkeuren. In de tussentijd dicht de secretaresse een mail naar de aanvrager met het ordernummer en de aanvrager stuurt weer een mail naar de leverancier van de opleiding met het ordernummer zodat de leverancier kan factureren op dit nummer.
Hiernaast moet tijdens dit proces bijgehouden worden wie welke opleiding heeft gevolgd en/of afgerond en moet er bepaald en bijgehouden worden hoeveel kosten van de opleiding iemand uit zijn persoonlijke opleidingsbudget moet betalen. Dit gebeurt momenteel niet goed en dus is de administratie niet op orde. Dit zorgt aan de achterkant weer voor veel onnodig herstelwerk. Volg je het nog?
Kort samengevat een onlogisch en inefficiënt proces met een slechte administratie.
Oplossingsrichting
In de oude situatie werd er een combinatie van papieren formulieren, mail, Excel en Coda gebruikt. Coda kunnen we niet omheen, daar moeten namelijk alle financiële handelingen in geregistreerd worden. Maar de overige processtappen hebben we vervangen door Outsystems. Hiernaast hebben we Outsystems aan Coda gekoppeld zodat geen enkele gebruiker meer handelingen hoeft te verrichten in Coda voor de verwerking van opleidingsformulieren, maar de financiële gegevens wel goed geregistreerd worden.
Werkwijze
Na een kick-off met enkele sleutelgebruikers hebben we de user stories en schermontwerpen op- en vastgesteld. Daarna zijn we samen met onze partner Linkit en Sophie Ensink en Janneke Heukers aan het Scrummen gegaan (zie een van onze eerdere cases voor verdere uitleg over deze onderdelen). Dit verliep soepel en op vergelijkbare wijze als eerdere cases. Deze case wil ik wijden aan het proces rondom het maken van een koppeling.
Na de eerste relatief eenvoudige koppeling met ons gebruikersbestand uit de Active Directory wilden we deze keer koppelen met ons financiële systeem, Coda. Uit de vorige koppeling hadden we geleerd dat we dit allemaal niet in de hand hebben en soms met langere wachttijden te maken kunnen hebben. Ook hebben we met onze ICT-afdeling en onze CISO bij de aanschaf van Outsystems afgesproken dat we elke koppeling met hen bespreken en toestemming vragen aan de data-eigenaar voor het gebruiken van de gegevens buiten de oorspronkelijke applicatie.
Met deze wetenschap hadden we het proces rondom de koppeling al vroegtijdig in gang gezet (achteraf gezien veel te laat). Het gesprek met ICT en de data-eigenaar verliep voorspoedig en het leek een kwestie van enkele dingen inregelen in de beveiligde verbinding (VPN) alvorens de koppeling zou werken. Hoe anders kan het soms gaan...
Na een ontwikkeltijd van ongeveer 6 weken voor het maken van de gehele applicatie inclusief alle logica rondom de koppeling, hebben we ongeveer 5 maanden moeten wachten op een daadwerkelijk werkende koppeling met Coda. Dit was een behoorlijke momentumkiller in ons Scrumproject. De energie en het enthousiasme zaten er namelijk goed in. Alles van tevoren besproken, zelfstudie gedaan omtrent de webservices van Coda, 6 weken druk met ontwikkelen, daily's, testen etc. etc. En ergens in dit proces dachten wij, nou zet het knopje maar om en laat de koppeling maar werken. Maar dit ging dus goed mis. Waar kwam dit nou precies door? Kortgezegd een opeenstapeling van pech, onkunde en een gebrek aan capaciteit.
Allereerst moesten we wachten op de implementatie van de nieuwe versie van Coda. Het zou onlogisch zijn om voor een korte periode nog te koppelen met de oude versie, dit kan nooit terugverdiend worden. Helaas duurde dit veel langer dan verwacht, traden er allerlei problemen op en hadden we te maken met een leverancier die hierbij behoorlijk tekort schoot.
Dit bleek ook weer toen onze ICT-afdeling de proxy in moest regelen; er was namelijk geen goede documentatie voorhanden. Toen dit eenmaal ingeregeld was waren de WSDL en webservices niet benaderbaar. Hiervoor hadden we een technisch consultant van de leverancier nodig waar behoorlijk lange wachttijd op zit (nog bovenop de wachttijd van de servicedesk van de leverancier). Vlak nadat dit opgelost was is de testomgeving van Coda onderuit gegaan en moesten we wéér wachten op de servicedesk en een consultant van de leverancier tot dit opgelost kon worden.
Toen ook dit opgelost was bleken de webservices niet te werken zoals ze gedocumenteerd waren en moesten wij hier oplossingen en workarounds voor bedenken. Uiteindelijk is dit gelukt en hebben we dit samen met de gebruikers uitvoerig getest en waren we klaar om naar productie te gaan. Toen bleek echter de koppeling met onze productieomgeving nog niet te zijn ingeregeld. Op dat moment had onze ICT-afdeling helaas maar terecht niet direct capaciteit omdat we middenin een calamiteit met onze Citrixomgeving zaten. Weer wachten dus.
Work around met drie webservices in plaats van één.
Zes maanden verder zijn we inmiddels met de applicatie naar productie gegaan, maar ligt er nog wel één punt rondom de koppeling bij de R&D-afdeling van de leverancier van Coda. Eén webservice blijkt namelijk een fout te bevatten die we niet zelf op kunnen lossen. Gelukkig één van de minst belangrijke webservices waar we wel een tijdelijke workaround voor bedacht hebben.
Resultaat
Ondanks de frustrerende procesgang ligt er een hele mooie applicatie die de doorlooptijd van de jaarlijkse 1750 opleidingsaanvragen van 40 minuten terugbrengt naar ongeveer 5. Hiernaast is de wachttijd in het proces drastisch verminderd, de transparantie vergroot en is de administratie rondom de opleidingsbudgetten op orde gebracht wat ook weer voor flink minder herstelwerk aan de achterkant zorgt.
"Wij zijn blij met het eindproduct ‘OPA’ ‘nooit te oud om te leren’. Door de app hebben we HR informatie kunnen koppelen met financiële informatie, een efficiencyslag weten te realiseren en een gebruikersvriendelijker proces ingericht voor de betrokkenen bij een opleidingsaanvraag. De ninja’s hebben ons hier goed in ondersteund en hebben er voor gezorgd dat we op een leuke en resultaatgerichte wijze een goede app hebben kunnen bouwen. Met name het proces van het bouwen van de app heeft ons veel energie gegeven; de dagelijkse daily’s droegen bij aan het in verbinding staan met elkaar, waardoor er korte lijnen waren en snel resultaat geboekt kon worden." Sophie Ensink-Meijer, adviseur HRM
Conclusie
Outsystems en koppelingen biedt de wereld aan mogelijkheden. "Integrate with everything" zoals Outsystems het zelf zegt. Waar applicaties tekortschieten kun je namelijk simpelweg een verlengstuk erbij bouwen of een schil om het gebruiksonvriendelijke deel welk je organisatie veel tijd, geld of frustratie kost.
In dit geval heeft het leggen van de koppeling ons helaas net zo veel frustratie gekost. Gelukkig lag dit niet aan Outsystems en gelukkig is de koppeling nu gelegd en kunnen we die te allen tijde hergebruiken. Dit hebben we in de tussentijd ook al gedaan bij onze applicatie voor de projectformulieren.
Volgende keer beginnen we met het leggen van een koppeling 5 maanden voor we gaan bouwen :-)
Auteur: Dennie Kamp
