Probleem
Op veel plekken in de organisatie worden er activiteiten georganiseerd voor grote groepen medewerkers en/of externen. Doordat we diverse kantoren hebben verspreid over een flinke regio, omdat veel locaties zulke grote groepen niet ineens kunnen faciliteren en omdat de meeste agenda's drukbezet zijn worden er door de organisatoren van deze activiteiten vaak meerdere opties aangeboden qua datum, tijd en locatie. Het organiseren én beheren van dit soort activiteiten is zeer tijdrovend in Outlook en vergt vaak een extra administratie in Excel. Wie hebben er allemaal toegezegd? Op welke momenten? Wanneer is een moment vol? Kunnen medewerkers van plek ruilen? Deelnemers vallen uit door ziekte. Sommige activiteiten zoals veiligheidsgerelateerde activiteiten zijn verplicht en moeten volgens bepaalde frequentie herhaald worden etc. etc. Kortom, veel mogelijkheden om te automatiseren en zo tijd en geld te besparen voor de organisatie. Het idee voor de planningstool "Plato" was geboren.
Met dit probleem zijn we destijds (Q1 2018) de Proof of Concept (PoC) begonnen van Outsystems. Een praktisch, daadwerkelijk probleem die we met Outsystems op wilde lossen en op deze manier in de praktijk bewijzen dat Outsystems voor ons meerwaarde biedt. PoC geslaagd, Outsystems aanbesteed, aangeschaft en inmiddels naar volle tevredenheid in gebruik. "Plato" is inmiddels ook in gebruik, maar is door de korte periode van de PoC nooit goed doorontwikkeld. In de wat rustigere zomerperiode voor ons een ideaal moment hier aandacht aan te besteden.
Oplossingsrichting
Voor het ontwikkelen van ons prototype hebben we dezelfde werkwijze gehanteerd als ons vorige Outsystemsprojecten. Deze zijn terug te vinden op onze missiepagina, die overigens net uit is, neem dus vooral een kijkje! In dit verslag willen we ons echter focussen op de doorontwikkeling en niet meer op de oorspronkelijke ontwikkeling.
Voor de doorontwikkeling van de applicatie hebben we ons gericht op betere gebruiksvriendelijkheid, het toevoegen van functionaliteiten en AO-efficiëntie (Applicatie Objecten). Applicatieobjecten zijn schermen, integraties en entiteiten binnen Outsystems. De kosten van Outsystems bestaan mede uit het aantal applicatieobjecten dat er gebruikt worden. Dit komt terug in de licenties, maar ook in het beheer bij onze externe partij.
Werkwijze
Na de PoC stonden er nog een aantal wensen en eisen open waaraan we niet toe waren gekomen. Deze kwamen van onze ARBO-afdeling, waarmee we de PoC samen hebben uitgevoerd. Zij moeten jaarlijks diverse cursussen, opfriscursussen en voorlichtingen organiseren en hadden veel behoefte aan een applicatie als "Plato".
Hiernaast hebben we in de tussentijd ook de input opgehaald van diverse andere mensen en afdelingen. Er was namelijk veel belangstelling voor de applicatie, bijvoorbeeld bij onze veiligheidscoördinatoren, secretaresses en het implementatieteam van Office 365. In deze gesprekken zijn ook diverse verbeteringsopties en wensen boven tafel gekomen.
Tot slot zijn we zelf in onze ontwikkeling en Outsystemskennis ook een stukje verder. Hierdoor hebben we nu een beter beeld van de mogelijkheden binnen Outsystems en de architectuur die we wensen voor onze applicaties.
Met bovenstaande ingrediënten zijn we aan de slag gegaan en hebben we nagedacht over een nieuwe versie van "Plato". Onze eerste echte doorontwikkeling van een applicatie.
Resultaten
We hebben tijdens de PoC een quick en dirty versie ontwikkeld. Daarna hebben we z.s.m. versie 1 in productie gebracht. Dit was vooral een visuele update waarin de applicatie in ons eigen theme is vormgegeven. Bij de laatste versie hebben we zoals hierboven beschreven echt doorontwikkeld en hebben we de hele gebruikerservaring (UX) verbeterd en de schermontwerpen (UI) aangepast.
Dashboard prototype
Dashboard versie 1
Dashboard versie 2
In bovenstaande afbeeldingen kun je goed zien dat we bij versie 1 van "Plato" (middelste afbeelding) de activiteiten nog onderverdeeld hadden in 3 typen en dat we meerdere pagina's hadden voor de activiteiten. We hebben de onderverdeling in typen bij versie 2 (rechter afbeelding) weggelaten omdat deze te weinig toevoegden voor de gebruikers. Ook hebben we de verschillende activiteitenschermen samengevoegd in 1 scherm met een zogenaamde button group. Hiermee kun je binnen 1 scherm wisselen tussen meerdere overzichten. Zowel het terugbrengen van het aantal schermen als het verwijderen van de typen heeft als bijkomend voordeel dat het AO's scheelt. Maar belangrijker nog, dit maakt het voor de gebruiker intuïtiever en overzichtelijker.
Op deze manier zijn we de hele applicatie doorgelopen en hebben we het aantal AO's van 43 weten terug te brengen naar 22. Eén van de dingen die daaraan bijgedragen heeft is het implementeren van een portaal (dit scheelt per applicatie 4 AO's omdat je zo de inlogschermen per applicatie kunt besparen). Het portaal is voor alle Vechtstromen medewerkers te benaderen via de volgende link: https://apps.vechtstromen.nl. Je kunt hier inloggen met je Citrixgegevens. Naast "Plato" is hier voor iedereen ook onze eigen "Digital Dojo" pagina te vinden en is "Chemlog" voor de zuiveringsmedewerkers te benaderen. Op korte termijn komt hier "OPA" bij voor de opleidingsaanvragen en een applicatie ter ondersteuning van de BYOD-regeling. Je kan er straks dus bijna niet meer omheen :)
Conclusie
Het doorontwikkelen van applicaties in Outsystems loont en Outsystems leent zich hier prima voor als platform. De wensen en eisen van gebruikers zijn bijna altijd in beweging. Dit is ook de kern van het nu veel gehoorde modewoord digitale transformatie, adaptief zijn. Je snel aan kunnen passen aan veranderende omstandigheden. Maak hier dus gebruik van met Outsystems, maar voorkom dat je niet constant aan het doorontwikkelen bent door bijvoorbeeld een release kalender te maken. En als je toch aan het doorontwikkelen bent kijk dan ook eens kritisch naar het aantal gebruikte AO's, dat heeft ons in dit geval bijna de helft gescheeld.
Auteur: Dennie Kamp
