Aanpak project
Probleem
Er circuleren op jaarbasis ruim 300 projectaanvragen door onze organisatie. Dit kan gaan om het aanvragen van nieuwe projecten, het wijzigen van projectgegevens, het overdragen van projecten of statuswijzigingen van projecten. In de oude situatie werden hiervoor meerdere systemen door elkaar heen gebruikt en was de doorlooptijd van de werkstroom erg lang, inefficiënt en onoverzichtelijk.
Oplossingsrichting
Er werd een combinatie van de applicatie Formdesk, de mail en Coda gebruikt. Toen deze oplossing bedacht was, waren er nog geen andere oplossingsmogelijkheden binnen onze organisatie dan een combinatie van deze drie. Gelukkig hebben we inmiddels Outsystems. Tijd dus om deze situatie eens aan te pakken.
Werkwijze
Voor we met ontwikkelen beginnen brengen we altijd eerst goed de huidige en gewenste situatie in beeld. In dit geval hebben we het een keer geprobeerd met Microsoft Whiteboard. Dit is een app die de hele organisatie straks tot zijn beschikking heeft als Teams, onze nieuwe samenwerkingsomgeving, is uitgerold. In principe is het niets meer dan een digitale flipover. Voordeel is dat je alles direct digitaal hebt en samen kunt werken in 1 bestand. Nadeel is dat je zonder een smartboard en digitale pen niet zo makkelijk recht kan tekenen en schrijven. Kijk maar....
Gewenste proces in MS Whiteboard
Toen we bezig waren met de huidige situatie bleek al snel dat het proces een stuk efficiënter ingericht kan worden. Elke aanvraag, wijziging en overdracht van een project moet namelijk goedgekeurd worden door zowel de betrokken projectleider(s) als de teamleider(s) daarvan. Niemand wist meer waarom de teamleider(s) betrokken waren en er stond ook niets over in de mandaatregeling. Dus die stap hebben we er maar snel tussenuit gesneden.
Een volgende stap was het inbrengen van de koppeling met Coda aan het einde van het proces. Deze hadden we al eerder gemaakt hadden voor de applicatie 'OPA'. De koppeling zorgt er voor dat de beheerder van Coda geen enkele aanvraag meer over hoeft te typen in Coda.
Een voordeel van Outsystems is dat dit soort eerder gemaakte bouwstenen, in dit geval de koppeling met Coda, eenvoudig hergebruikt kunnen worden. Bij standaard software moet je steeds weer een koppeling laten bouwen. Dit kost gemiddeld €10k-€15k per koppeling. Daarnaast ben je vervolgens compleet afhankelijk van een leverancier die een stuk maatwerk heeft geleverd. Dit zorgt vaak weer voor vervolgkosten bij nieuwe versies en onderhouds- en beheerkosten voor de koppeling.
Met behulp van user stories en schermontwerpen (zie een van onze eerdere cases voor uitleg) die we samen vormgegeven hebben met enkele sleutelgebruikers zijn we vervolgens aan het ontwikkelen gegaan. Voor het eerst zelf, dus zonder hulp van onze partner Linkit.
Eén van de nieuwe dingen waar we mee aan de slag zijn gegaan is Business Proces Technology (BPT), Dit heeft ons wat zelfstudie gekost, maar biedt de organisatie straks het voordeel dat we de gebruikers één openstaande takenlijst kunnen bieden over alle applicaties heen. Ook modelleren we zo onze processen op een manier die Outsystems snapt en kunnen we zo delen van processen hergebruiken of aan elkaar kunnen koppelen in toekomstige applicaties.
1e ontwerp takenlijst in Outsystems
Resultaat
In grofweg 3 weken pure ontwikkeltijd hebben we een applicatie gemaakt die het proces efficiënter en inzichtelijker maakt, de doorlooptijd verkort en de financiële administratie nauwkeuriger maakt.
Helaas was de doorlooptijd van het project deze keer wat langer omdat we net als bij de applicatie 'OPA' afhankelijk waren van een koppeling met Coda. Lees het verslag van 'OPA' voor de ins en outs.
Conclusie
We hebben er weer een blije klant bij. Maar wat we inmiddels ook geleerd hebben is dat wensen (en mensen) zich doorontwikkelen. Bij elke applicatie plannen we na oplevering periodiek een evaluatie in. Een applicatie kan bij oplevering namelijk nog zo prachtig en perfect zijn, als er in de praktijk mee gewerkt wordt ontstaan er altijd nieuwe wensen. En zo hoort het ook!
“Met de nieuwe app projectformulieren kunnen we sneller en efficiënter nieuwe projecten in ons financieel systeem aanmaken of wijzigen. We zijn erg blij met dit stukje maatwerk van de Ninja’s!” Ramon Paalhaar, strategisch adviseur programmamanagement
Gelukkig is één van de grote voordelen van een applicatie gemaakt in Outsystems dat deze eenvoudig aan te passen is. In termen van de digitale transformatie: dit maakt onze organisatie adaptief. Als de wensen vanuit de organisatie veranderen, kan de applicatie snel mee veranderen. Dit maakt ons dus minder afhankelijk van leveranciers die vaak pas mee veranderen als er geld te verdienen valt of als er veel vraag/druk vanuit klanten komt. Hiernaast wordt technisch personeel steeds schaarser en is de vraag naar ontwikkeling in 2021 al 5x groter dan het aanbod (bron: Gartner). Dit merken we nu vaak al terug in de hoge uurtarieven en lange wachttijden.
Auteur: Dennie Kamp
