De vraag
Er zijn veel verschillende applicaties op de wereld. Klein, groot, complex, eenvoudig of ergens daartussenin. Het is veel werk om in dat aanbod de applicatie te vinden die goed aansluit bij de vraag en vaak zie je dat bij een specifieke behoefte de kleinere applicaties niet voldoen, waardoor je op een grote applicatie uitkomt die veel meer biedt dan wat je nodig hebt, met bijbehorende kosten.
Dit was niet anders bij de vraag die we vanuit onze projectorganisatie kregen. Het doel van de gewenste applicatie is het uitzoeken van leveranciers aan de hand van competenties, in het kader van een groot raamcontract. Omdat de meeste applicaties te groot zijn voor deze kleine vraag, maar er wel voor 1 augustus een product moest zijn, werd onze hulp ingeroepen. Het resultaat: een kleine applicatie, Ransel, die sinds begin augustus actief is.
De oplossing
Bij de aanbesteding van het raamcontract zijn een heel aantal competenties uitgevraagd, waar leveranciers zich op konden inschrijven. Bij het uitvragen van offertes binnen het raamcontract wordt aangegeven welke competenties nodig zijn bij de opdracht, waarna leveranciers kunnen worden geselecteerd die de gevraagde competenties leveren.
Bij het kiezen van subkerncompetenties verschijnt meteen in beeld hoeveel leveranciers daarop hebben ingeschreven.
Bij deze selectie wordt eerst handmatig uit de beschikbare leveranciers gekozen, waarna er willekeurig een aantal worden toegevoegd aan de selectie. Dit om te voorkomen dat alleen de bekende leveranciers binnen het raamcontract gevraagd worden om een offerte in te dienen.
Na het handmatig kiezen van leveranciers wordt de selectie afgerond door een aantal willekeurige leveranciers toe te voegen.
De werkwijze
Het raamcontract is samen met de andere waterschappen binnen Waterkracht aanbesteed. Binnen deze aanbesteding zijn ook de voorwaarden opgenomen voor de handmatige en automatische selectie. Waar drie waterschappen besloten om dit informatievraagstuk zelf op te lossen, besloten waterschap Vechtstromen en waterschap Drents Overijsselse Delta hierin samen op te trekken en door de Digital Dojo een app te laten ontwikkelen.
Vooraf hebben we een gezamenlijke kick-off gehouden om de eisen en wensen zo duidelijk mogelijk in beeld te krijgen. Vanaf het moment dat de ontwikkeling van de app echt van start ging, hielden we dagelijks een kort overleg om de stand van zaken te bespreken, vragen te beantwoorden en besluiten te nemen over de gewenste werkwijze en inrichting.
"De samenwerking met WDOD en de ninja’s is een echte meerwaarde gebleken voor deze opdracht. De ninja's wisten de wensen van beide waterschappen om te zetten in een gebruiksvriendelijke applicatie. Hierdoor is Ransel in korte tijd uitgegroeid tot een waardevolle selectietool voor raamcontract technische adviesdiensten." - Anouk Kuijsters
De Conclusie
Door als waterschappen samen op te trekken en de gevolgde werkwijze is er direct al bij de start van het raamcontract een app beschikbaar die precies aansluit bij het gewenste proces voor het selecteren van leveranciers binnen dit raamcontract. Zonder overbodige ballast en zonder functionaliteiten waar je wel voor betaalt, maar nooit gebruikt.
Auteur: Peter Buisman
