Het idee
Het begon allemaal met een zijdelingse constatering van Carolien. "Ik ben op dagen dat ik thuis veel Teamsvergaderingen heb altijd veel vermoeider, dan de dagen dat ik op kantoor werk." Toen begonnen we een beetje door te denken en kwamen we op het idee dat we dit met de huidige smartwatches misschien best kunnen monitoren en inzichtelijk maken. Maar ook dat er nog een hoop andere databronnen zijn die we erbij kunnen betrekken en dat dit binnen de belangrijke thema's in de organisatie. Daarom hebben we vervolgens een sessie georganiseerd om hier eens verder over na te denken en dit vorm te geven.
De sessie
Tijdens de sessie hebben we nagedacht over welzijn op het werk, wat dit is, hoe je het meet en wat we wilden bereiken met het project. We kwamen er al snel achter dat we nooit een compleet beeld van het welzijn op het werk van een persoon kunnen geven omdat teveel factoren invloed. Denk aan privédingen als je relatie, je financiën en recente gebeurtenissen met impact. Ook zijn veel zaken wel te meten met vragenlijsten, maar dit vonden we te invasief en tijdrovend om elke dag gedurende lange tijd te meten. Je moest er niet teveel van merken en tijd in hoeven stoppen elke dag.
Ondanks deze uitsluitingen bleven er nog een hoop parameters over die in onze optiek van invloed zouden kunnen zijn. Denk hierbij aan alle dingen die een smartwatch meet zoals je stressniveau, je energie, hartslag, je slaap etc. Maar ook het klimaat van je werkomgeving (licht, geluid, CO2, temperatuur), het seizoen en het weer en de samenstelling van je agenda. Heb je veel afspraken? Welk type afspraken? Welke duur en met wie? Wij zagen met name kansen in het koppelen van de data van je agenda aan de andere gegevens. Zo dachten we leuke inzichten te kunnen genereren over het verloop van je werkdag. Middels een zelf te ontwikkelen app in Outsystems wilden we gedurende de dag wel 3x een aantal korte vragen stellen ter controle of relevante aanvulling. Onderstaande afbeeldingen laat zien tot welke opzet we zijn gekomen.
Meetbare data voor welzijn op het werk
Als onderzoeksvraag hadden we de volgende 2 vragen geformuleerd:
1. Welke inzichten kan data ons verstrekken over het welzijn tijdens het werk en de veranderingen hierin gedurende de dag?
2. Wat kunnen we hiermee vervolgens doen?
Tot slot hebben we ook nog een grove schets gemaakt hoe we de data op een aantrekkelijk manier zouden kunnen presenteren in een persoonlijk dashboard.
De praktijk
En toen gingen we op pad met het idee. En op pad dat moesten we, want als het op privacy aankomt ligt het allemaal erg gevoelig. Privé strooien we met onze gegevens. Accountje hier, accountje daar, smartwatches, mobieltjes, smart speakers in de woonkamer, blindelings voorwaarden accepteren en alles voor iets gratis. Maar op het werk gaat dat anders. En dat is maar goed ook. Al kun je je afvragen of we het onszelf momenteel niet te moeilijk maken.
We begonnen een gesprek met onze functionaris gegevensbescherming. Die begon nog net niet te zweten, maar zag de bui al wel hangen. Hier moest een jurist iets van vinden, de eigenaar van de gegevens, de OR, het management en nog een stuk of wat stakeholders in de organisatie en er moest natuurlijk een DPIA komen, een verwerkersovereenkomst en mensen moesten schriftelijk toestemming geven. Niet de snelle setup die we meestal hebben voor een pilot. Maar goed, wij zijn niet voor één gat te vangen (dachten we).
Gaandeweg kwamen we er achter dat de meningen erg verdeeld lagen over dit onderwerp. Sommigen vonden het leuk en wilden direct meedoen. Anderen vonden het wel erg ver gaan en hadden twijfels over bruikbare uitkomsten. Deze twijfels hadden we zelf ook, dit was geen klip en klare case waar er zeker iets bruikbaars uit zou komen. Helaas, of misschien gelukkig, misten we ook nog een stuk draagvlak bij enkele stakeholders en MT. En we kwamen er tijdens het onderzoek achter dat er een grote kans is dat het helemaal niet mag (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/ap-verwerking-gezondheidsgegevens-wearables-door-werkgevers-mag-niet). Om deze redenen hebben we uiteindelijk besloten niet verder te gaan met deze case.
Achteraf gezien zijn we best naief in dit project gestapt. We begonnen nog met het idee dat we dit alleen voor onszelf wilden doen, het gaat om onze gegevens en we zelf wel bepalen wat we daarmee doen. Toen we het toch wat breder wilden trekken hebben we vervolgens leerzame gesprekken gevoerd en wat ons betreft is het project uiteindelijk op tijd en om de juiste redenen gestopt. Zo gaat het soms ook met experimenteren. Maar we wilden jullie toch de ervaringen niet onthouden. Bij ons was het in ieder geval nog geen tijd voor vitaliteit.
